Την εκδήλωση διοργανώνει η Διεύθυνση Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκής Ενωσης του υπουργείου Πολιτισμού, αρμόδια για το θεσμό της Πολιτιστικής Πρωτεύουσας της Ευρώπης στην Ελλάδα. Εκεί θα παρουσιαστεί ο θεσμός της Πολιτιστικής Πρωτεύουσας της Ευρώπης και τα κριτήρια αξιολόγησης των αιτήσεων, θα γίνει ακόμη ανάλυση των καλών πρακτικών και παροχή οδηγιών με σκοπό την αρτιότερη συμπλήρωση των σχετικών εντύπων. Ομιλητές θα είναι εκπρόσωποι της Διεύθυνσης Διεθνών Σχέσεων και Ευρωπαϊκής Ενωσης του ΥΠΠΟΑ, εκπρόσωποι της Ευρωπαϊκής Επιτροπής καθώς και πόλεων που φιλοξένησαν ή θα φιλοξενήσουν τον θεσμό. Ιδιαίτερο ενδιαφέρον παρουσιάζει η συμμετοχή ομιλητών από πόλεις που έχουν ήδη φιλοξενήσει ή πρόκειται να φιλοξενήσουν το θεσμό.