Η εγκύκλιος αναφέρεται, ειδικότερα, σε θέματα όπως η εκ περιτροπής και εξ αποστάσεως εργασία, το προσωπικό ασφαλείας και οι ευπαθείς ομάδες, καθώς και ο ορισμός υπευθύνων. Επίσης δίνονται οδηγίες για την είσοδο του κοινού στις υπηρεσίες της Περιφέρειας και την εξυπηρέτηση των πολιτών.
Η εγκύκλιος έχει κοινοποιηθεί προς τον αναπληρωτή περιφερειάρχη, τους χωρικούς και τους θεματικούς αντιπεριφερειάρχες, τον εκτελεστικό γραμματέα, τους προϊσταμένους των Γενικών και των Διευθύνσεων της έδρας και των Περιφερειακών, τους προϊσταμένους Αυτοτελών Διευθύνσεων και Τμημάτων, αλλά και της ΕΥΔΕΠ Πελοποννήσου 2014-2020 και του Περιφερειακού Ταμείου Ανάπτυξης, όπως επίσης προς τους προέδρους και διευθύνοντες συμβούλους των νομικών προσώπων της Περιφέρειας, καθώς και προς τους προέδρους των συλλόγων υπαλλήλων ανά Περιφερειακή Ενότητα.
Η ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ
Αναλυτικά, η εγκύκλιος, με θέμα “Η ανταπόκριση των υπηρεσιών της Περιφέρειας στην περίπτωση αναστολής λειτουργίας τους” αναφέρει τα εξής: “Βάσει των διατάξεων της παρ. 6 του άρθρου 5 της από 11-3-2020 Πράξης Νομοθετικού Περιεχομένου (ΠΝΠ), όπως τροποποιήθηκε με την παρ. 8 του αρ. εικοστού τέταρτου της από 14-3-2020 ΠΝΠ, στις οποίες ορίζεται ότι, «Σε περίπτωση επιτακτικής ανάγκης, εξαιτίας της εξάπλωσης του κορονοϊού COVlD-19, δύναται, κατά την κρίση του οικείου υπουργού ή του αρμόδιου οργάνου διοίκησης του φορέα, να προσδιορίζεται ο αριθμός των υπαλλήλων που πρέπει να παρίστανται καθημερινά στην υπηρεσία, με δυνατότητα εκ περιτροπής εργασίας ή και με τον ορισμό κατ’ εξαίρεση προσωπικού ασφαλείας. Στην περίπτωση αυτή λαμβάνονται τα απαραίτητα μέτρα, προκειμένου να εξασφαλίζεται, ανάλογα με τη φύση του αντικειμένου της υπηρεσίας, η δυνατότητα εξ αποστάσεως παροχής εργασίας με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων» και λαμβάνοντας υπόψη:
- την αποστολή, τις αρμοδιότητες και τους σκοπούς της Περιφέρειας Πελοποννήσου,
- την ανάγκη πρόληψης και περιορισμού της διασποράς του κορονοϊού,
- την προστασία και ασφάλεια των εργαζομένων και των ευπαθών ομάδων
- την προάσπιση και εξυπηρέτηση του δημοσίου συμφέροντος,
σας παρέχουμε τις κάτωθι οδηγίες:
Α. Εκ περιτροπής εργασία - εξ αποστάσεως εργασία - προσωπικό ασφαλείας - ευπαθείς ομάδες
Καθορίζουμε εκ των προτέρων τον αριθμό των υπαλλήλων, που θα πρέπει να παρίστανται καθημερινά στις υπηρεσίες της Περιφέρειας Πελοποννήσου σε περίπτωση πλήρους αναστολής λειτουργίας των υπηρεσιών της Περιφέρειας, με δυνατότητα εκ περιτροπής εργασίας, στο 1/3 του αριθμού των εκάστοτε υπηρετούντων υπαλλήλων, μη υπολογιζομένων αυτών που απουσιάζουν για οποιονδήποτε νόμιμο λόγο (άδεια ειδικού σκοπού, χρήση πάσης φύσεως αδειών, αποσπασμένοι κ.λπ.).
Από τον ανωτέρω καθορισμό παρισταμένων υπαλλήλων, κατά την κρίση των κατά περίπτωση υπευθύνων ως κατωτέρω, δύναται να εξαιρούνται πάσης φύσεως οργανικές μονάδες και υπάλληλοι, οι αρμοδιότητες των οποίων συνδέονται με την πρόληψη και την αντιμετώπιση της διάδοσης του κορονοϊού.
Για τον καθορισμό του αριθμού των παρευρισκομένων υπαλλήλων
- θα διασφαλίζεται η ελάχιστη απόσταση τα δύο μέτρα μεταξύ των παρευρισκομένων υπαλλήλων,
- θα λαμβάνεται ειδική πρόβλεψη για τους υπαλλήλους που ανήκουν στις ευπαθείς ομάδες, όπως αυτές προσδιορίζονται από τον Εθνικό Οργανισμό Δημόσιας Υγείας, τις σχετικές εγκυκλίους του υπουργείου Εσωτερικών και την ΠΝΠ. Μέχρι τον προσδιορισμό επιπλέον ευπαθών ομάδων κατόπιν έκδοσης σχετικής Κ.Υ.Α. (αριθμ. ΔΙΔΑΔ/Φ.69/109/οικ.8000/16-03-2020 εγκύκλιος του υπουργείου Εσωτερικών) οι ανωτέρω υπάλληλοι μετακινούνται από θέσεις συναλλαγής με το κοινό σε θέσεις χωρίς συναλλαγή (back Office) ή παρέχουν εξ αποστάσεως εργασία.
Β. Ορισμός υπευθύνων
Για τον καθορισμό των υπαλλήλων των υπηρεσιών της Περιφέρειας και των νομικών προσώπων που θα εργάζονται εκ περιτροπής καθώς και για τον καθορισμό του χρονικού διαστήματος της εν λόγω εργασίας ορίζουμε ως υπευθύνους:
- Τον αναπληρωτή του περιφερειάρχη, ως υπεύθυνο για τον καθορισμό των υπαλλήλων των υπηρεσιών έδρας της Περιφέρειας, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών ΕΥΔ Πελοποννήσου και Περιφερειακό Ταμείο Ανάπτυξης,
κατόπιν εισηγήσεως των προϊσταμένων των οικείων υπηρεσιών.
- Τους χωρικούς αντιπεριφερειάρχες, ως υπεύθυνους για τον καθορισμό των υπαλλήλων των υπηρεσιών των Περιφερειακών Ενοτήτων κατόπιν εισηγήσεως των προϊσταμένων των οικείων υπηρεσιών.
- Τον πρόεδρο ή διευθύνοντα σύμβουλο για τα λοιπά νομικά πρόσωπα της Περιφέρειας.
Οι ως άνω υπεύθυνοι φροντίζουν για τη λήψη όλων των απαραίτητων μέτρων προκειμένου να εξασφαλίζεται, όπου είναι εφικτή, ανάλογα με τη φύση των αντικειμένων της υπηρεσίας, η παροχή εξ αποστάσεως εργασίας με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων (παρ. 6 του άρθρου 5 της από 11-03-2020 Π.Ν.Π.,ΦΕΚ 55Α’).
Η Διεύθυνση Διαφάνειας και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης είναι αρμόδια για τη λήψη όλων των απαραίτητων μέτρων, προκειμένου να εξασφαλίσει τη δυνατότητα εξ αποστάσεως παροχής εργασίας, με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων, σύμφωνα με τις οδηγίες των υπευθύνων των υπηρεσιών της Περιφέρειας Πελοποννήσου, όπως ορίζονται στην παρούσα.
Γ. Είσοδος κοινού στις υπηρεσίες της - εξυπηρέτηση πολιτών
Η εξυπηρέτηση του κοινού με αυτοπρόσωπη παρουσία των πολιτών σε όλες τις υπηρεσίες της Περιφέρειας μέχρι και την άρση των μέτρων αποφυγής και διάδοσης του COVlD-19 θα γίνεται κατόπιν προηγούμενης τηλεφωνικής επικοινωνίας και ραντεβού. Για τον λόγο αυτό στην είσοδο κάθε κτηρίου τοποθετείται υπάλληλος, ο οποίος ενημερώνει τους πολίτες και υπάρχει αναρτημένη σε εμφανές σημείο κατάσταση με τα τηλέφωνα επικοινωνίας και τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των υπαλλήλων ανά υπηρεσία, τα οποία μπορούν να καλούν οι συναλλασσόμενοι.
Σε κάθε περίπτωση, κατά την προσέλευση του κοινού, θα πρέπει
- να διασφαλίζεται η τήρηση αναλογίας του ενός ατόμου ανά 10 τ.μ. και με ελάχιστη απόσταση τα δύο μέτρα μεταξύ των παρευρισκομένων,
- να λαμβάνεται μέριμνα ώστε να εξασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα των προσώπων που προσέρχονται. Τα στοιχεία κάθε φυσικού προσώπου που εισέρχεται στο χώρο της υπηρεσίας καταχωρίζονται στο βιβλίο εισόδου.
Οι πολίτες μπορούν να ζητούν την εξυπηρέτησή τους ηλεκτρονικά και να λαμβάνουν με τον ίδιο τρόπο τα αιτούμενα έγγραφα.
Οι αρμόδιοι προϊστάμενοι διευθύνσεων ή τμημάτων (για τις περιπτώσεις των αυτοτελών τμημάτων) θα καθορίζουν τα καθήκοντα που καλούνται να ασκήσουν οι υπάλληλοι κατά την έκτακτη αυτή λειτουργία, θα προτεραιοποιούν τις εργασίες που ανατίθενται στους υπαλλήλους και θα παρέχουν σαφείς οδηγίες για το παρεχόμενο έργο, ιδίως στις περιπτώσεις που δεν θα καθίσταται δυνατή η συνύπαρξη προϊσταμένου και υπαλλήλων.
Οι προϊστάμενοι των Γενικών Διευθύνσεων της Περιφέρειας θα φροντίσουν για την ενημέρωση του κοινού ως προς τον τρόπο εξυπηρέτησής του με κάθε πρόσφορο μέσο.
Επισημαίνουμε ότι σύμφωνα και με τα διαλαμβανόμενα στη σχετική εγκύκλιο του υπουργείου Εσωτερικών «…οι αρμόδιοι προϊστάμενοι, σταθμίζοντας την υποχρέωση αφενός προστασίας της υγείας των υπαλλήλων και αφετέρου της εξυπηρέτησης του δημοσίου συμφέροντος, να προβαίνουν κατ’ άσκηση διακριτικής ευχέρειας σε κάθε απαραίτητη ενέργεια για τη διασφάλισή τους».
Οι αναφερόμενες οδηγίες ενδέχεται να τροποποιηθούν με βάση την εξέλιξη της επιδημίας και τα αντίστοιχα επιδημιολογικά δεδομένα, καθώς και τις οδηγίες των αρμοδίων φορέων και υπηρεσιών και ισχύουν μέχρι την άρση των μέτρων αποφυγής και διάδοσης του COVlD-19”.
